Een duidelijke zakelijke brief is opgebouwd in een aantal fases en alinea’s en marges.

Een Nederlandse brief bestaat uit een linker en rechter marge van 2,5 tot maximaal 3,5cm.
Een boven en onder marge van maximaal 2,5cm.

Begin uw brief met uw naam en adres, de datum en de naam en adres gegevens van de klant. Zo is duidelijk en in een oogopslag te zien wie de brief schrijft en wie deze ontvangt.
U hoeft niet extra uw adres te vermelden wanneer dit voorgedrukt op uw bedrijfspapier vermeld wordt.



Voorbeeld:

Mevrouw B.H.M. Janssen
Dorpsstraat 25/A
9500 AA Maasstad
Telefoon: 010-1234567
E-mail: b_janssen@hetnet.nl

Voorbeeld bedrijf:
Maasstad Nederland BV
Postbus 10000
9501 AA Amsterstad
Telefoon: 020-1234567
E-mail: info@bedrijfx.nl

Voorkom dat het mailadres verandert in een link. Links worden meestal automatisch blauw van kleur met de mogelijkheid hier op te klikken. Meestal gebeurt dit wanneer men na het typen van een mailadres de brief vervolgt met een spatie of enter. Dit is simpel te voorkomen door met de muis of pijltoetsen de cursor te verplaatsen.
Vervolg uw brief met, Betreft:. Hier schrijft u kort en bondig waar de brief over zal gaan.

“Betreft: Uw offerte aanvraag”

“Geachte,”

In de eerste alinea refereert u kort terug aan een voorgaande brief. Indien er geen voorgaande brief is vat u kort uw situatie samen waarin u op dat moment zit.

In uw schrijven van ( datum ) verzoekt u ons een offerte op te maken aangaande de producten waarin u interesse getoond heeft.

Wij hopen u aan de hand van deze offerte te mogen verwelkomen als klant.

In de 2de en 3de alinea schrijft u uw wensen indien het om aan te schaffen goederen gaat.
Wanneer het om bijvoorbeeld een klacht gaat schrijft u uw klacht verder uit.
Over het algemeen doet u dit zo uitgebreid mogelijk.

Om bij de offerte aanvraag te blijven. U schrijft hier dat u de producten wenst te kopen. Stelt een leveringstermijn voor en laat de ontvanger weten hoe u wenst te betalen. Over het algemeen wordt deze informatie meegegeven in de offerte. Als er sprake is van kortingen vermeldt u dat u gebruik wenst te maken van de vermelde kortingen.

In de slot alinea schrijft u nogmaals wat u van de ontvanger verwacht. Dit doet u alleen als het om een klacht of verzoek gaat. Je bedankt hier de ontvanger voor de moeite.

Als afsluiter volgt een groet gevolgd door een handtekening.

Met vriendelijke groet(en),

(Handtekening)

Uw naam




Overige voorbeelden

Wanneer u de tips hebt gelezen en klaar bent om de zakelijk brief op te stellen kunt u, wanneer u als privé-persoon de brief opstelt, hier een voorbeeld downloaden voor eigen gebruik. U kunt dit voorbeeld eenvoudig met een tekstverwerker als MS Word openen en bewerken.
Wanneer u juist vanuit een professionele betrekking een brief moet opstellen kunt u dit voorbeeld gebruiken. Ook dit voorbeeld is gemakkelijk te bewerken voor eigen gebruik in bijvoorbeeld MS Word. Daarnaast kunt u dit voorbeeld gebruiken als sjabloon voor een algemeen voorbeeld voor een zakelijke brief binnen uw onderneming. Tot slot, wanneer u van mening bent dat bovenstaande informatie voor u niet voldoende is. Naast een zakelijke brief bestaat er ook de formele brief, wat eigenlijk niet veel meer is dan een zakelijke brief geschreven door een privé persoon.