Zakelijke Brief; Opstellen, Aanhef, Verzending & Tips

Vroeger ging de hele correspondentie met klanten, leveranciers en andere relaties uitsluitend per brief. Tegenwoordig nemen we veel gemakkelijker de telefoon en gebruiken we heel dikwijls e-mail voor ons berichtenverkeer. Alleen als de kwestie een wat zakelijker of formeler karakter heeft, leggen we dat liever vast in een officiële brief. Aan welke eisen moet zo’n brief nu, qua inhoud en lay-out, voldoen en op welke manieren kunnen we die brief versturen?

Inhoud en lay-out van een zakelijke brief

Een zakelijke brief, welke van een bedrijf of instelling uitgaat, wordt meestal geschreven op papier met een eigen briefhoofd. Daarin staan dan de basisgegevens van de afzender: Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en bankrekeningnummer.




[content_boxes layout=”icon-boxed” iconcolor=”” circlecolor=”” circlebordercolor=”” backgroundcolor=”#efefef”][content_box title=”” link=”” linktarget=”_self” linktext=”” animation_type=”0″ animation_direction=”down” animation_speed=”0.1″]

Zakelijke Brief Voorbeeld

U kunt natuurlijk onderstaande stappen volgen voor het opstellen van een zakelijke brief. U kunt echter ook gebruikmaken van een kant-en-klaar voorbeeld. Wanneer u daarna nog twijfelt over de aanhef, inhoud of ondertekening, dan kunt u dat op deze pagina alsnog bekijken. [/content_box][/content_boxes]

De aanhef van de brief

Heeft u geen briefhoofd, zet dan bovenstaande gegevens onder elkaar in de rechterbovenhoek van uw papier.
Vermeldt aan de linker zijde de persoon of instantie aan wie u de brief richt, voorafgegaan door: ‘Aan:’. Is de brief geadresseerd aan een specifiek iemand binnen het bedrijf of instantie, dan is het wenselijk om op de regel onder de geadresseerde op te nemen: ‘ter attentie van +de naam van die persoon’.
Daaronder vermeldt u ‘onderwerp: +korte omschrijving van de inhoud in 1 of 2 woorden’ en, indien van toepassing, ‘ons kenmerk’ (=uniek nummer of titel van uw brief, zoals dat binnen uw bedrijf de gewoonte is) en ‘uw kenmerk’ (=kenmerk van hun brief waarop u nu reageert).
Op gelijke hoogte als het onderwerp vermeldt u aan de rechterzijde van het briefpapier:
‘uw woonplaats, +de datum dat u de brief verzendt’. In de aanhef van een brief gebruikt men over het algemeen titels, noch initialen.

De inhoud

Begin de brief met Geachte (+heer of mevrouw+de titel van de geadresseerde, zoals drs, mr, dr. etc.+ de naam van de persoon aan wie de brief is gericht. De vroeger gebruikte aanspreektitels als ‘hooggeachte, hoogedelgestrenge etcetera’ worden tegenwoordig niet meer gebruikt.  U kunt ook het eenvoudigere “Beste …” gebruiken, maar gebruik dit alleen wanneer u een zakelijke brief stuurt aan een goede bekende. Probeer uw aanhef altijd aan een specifiek persoon te richten, in plaats van het algemene “Geachte heer/mevrouw,”.
Houdt de brief zo kort en zakelijk mogelijk. Vermeldt allereerst waarop u reageert (Zoals met u afgesproken, zend ik ………). Geef in het tussengedeelte uw nadere, nieuwe informatie aan en deel dit deel van de brief duidelijk in met alinea’s, die met een witregel van elkaar worden gescheiden.

Ondertekening

Sluit de brief tenslotte af met een algemene formulering, zoals: ‘Ik hoop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.’ Ter afsluiting van de zakelijk brief is “Met vriendelijke groet” of “Met vriendelijke groeten” het meest gebruikelijk. U kunt ook afsluiten met “Hoogachtend”, indien u een meer formele afsluiting wilt gebruiken.
Onderteken tot slot de brief met uw handtekening en daaronder uw titel+voorletters+achternaam (vrouwen laten dit meestal nog voorafgaan met ‘mevrouw’).




Stuurt u bijlagen mee dan vermeldt u helemaal linksonder de brief: ‘bijlagen:+het aantal’.

Verzending

U kunt brieven op 3 manieren versturen:

  • Als normale briefpost
  • Als aangetekende brief
  • Per koerier.

De waarde van de brief, en de snelheid waarop die bij de geadresseerde moet zijn, is bepalend voor uw keuze.

Opmaak & Eigenschappen

Bij de zakelijke brief is het belangrijk dat het overzicht zo goed mogelijk bewaard wordt. Een goede manier om dit te doen is door gebruik te maken van witregels. U kunt deze witregels gebruiken tussen ieder ‘kopje’. Zowel tussen datum en kenmerk, onderwerp, aanhef, brieftekst, slotgroet en ondertekening, bijlagen en kopie gebuikt u dus een witregel. Probeer uw brief bovendien niet te lang te maken, want een zo kort mogelijke brief oogt overzichtelijker. Het is dan wel zeer relevant dat u alles wat u op een zo beknopt mogelijke manier opschrijft, ook op een zo handig mogelijke manier doet. Hiermee wordt bedoeld dat u geen overbodige of zelfs dubbele informatie plaatst. Dit komt onprofessioneel over, maar is ook zonde van het aantal woorden dat u gebruikt in uw zakelijke brief.

Een zakelijke brief begin je altijd met je eigen adres, telefoonnummer, e-mail adres en eventueel website. Daarna volgen de gegevens van degene aan wie je je brief stuurt. Vervolgens benoem je de plaats waar vanuit je schrijft, gevolgd door de datum op dezelfde regel. Je kunt hierna nog de kenmerken benoemen, zowel die van uzelf als die van degene aan wie u de brief richt. Hierna volgt het betreft van de brief. Na het betreft begint u met de aanhef van de brief, die u vervolgt met een inleidende zin, de kern van uw brief, uw vraag en een gepaste afsluiting. U kunt, indien dit nodig is, nog bijlagen toevoegen aan uw brief. Dit geeft u helemaal onder aan de brief aan.

Overige Tips

De afdrukmarges van de tekst bedragen minimaal 2.5 cm aan alle zijden (links/recht/boven/onder).

  • Schrijf de maand voluit, dus “1 november 2012”. De maanden van het jaar zijn altijd zonder hoofdletter.
  • Gebruik een zakelijk lettertype. Welke lettertype u precies kunt gebruiken hangt ervan af of uw zakelijke brief op papier of per email/pdf verstuurd zal gaan worden. Over het algemeen wordt Times New Roman als een goed zakelijk lettertype gezien voor een brief op papier, terwijl Arial een goed lettertype is voor wanneer u een zakelijke email, of een zakelijk document, papierloos verstuurt.
  • Wanneer u een zakelijke brief schrijft, zijn niet alleen de opmaak en de formaliteiten van belang, die kunnen immers makkelijk in een voorbeeld gevonden worden. Zorg ervoor dat ook de tekst en inhoud van uw brief zakelijk is. Gebruik daarom altijd “u” en niet “jij”, en hanteer een zakelijke schrijfstijl. Dit houdt in dat u alleen de noodzakelijke dingen benoemt, u kort en bondig schrijft en te allen tijde beleefd blijft.
  • Let tot slot altijd goed op taal- en spelfouten. Deze fouten glippen er, ondanks de spellingscontrole, in bijvoorbeeld Word, toch vaak door heen. Lees de brief op papier altijd nog een keertje na, spelfouten zult u zo makkelijker ontdekken. Tot slot kan u de brief door een collega laten nalezen en het zelf dubbelchecken door het naast een voorbeeld van een zakelijke brief te leggen. Op deze manier bent u zekerder van een foutloze zakelijke brief.

 

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *