Hier kunt u een voorbeeld van een klachtenbrief vinden en enkele handvatten voor bij het schrijven. Omdat het soms lastig kan zijn om, ondanks uw begrijpelijke boosheid en frustratie, een objectieve klachtenbrief te schrijven wordt u op deze site daar een handje mee geholpen, zo stelt u aan de hand van een voorbeeld klachtenbrief en tips zelf gemakkelijk een goede brief op.

Het is van belang om een duidelijk, gestructureerde brief te schrijven. Het is niet erg als uw frustratie kenbaar wordt in de brief toch dient u ervoor te waken dat het een emotioneel betoog wordt. De brief dient uiteindelijk zakelijk en inhoudelijk goed te zijn. Er zijn een paar tips voor het schrijven van een klachtenbrief. Zo kunt u het beste beginnen met de reden van uw schrijven. Vermeld hier eventueel ook een klantnummer of een dossiernummer. Vervolgens gaat u uw klacht uiteenzetten. Probeer dit zo objectief mogelijk te doen.

Een klachtenbrief is in wezen gewoon een zakelijke brief. Zo is de opbouw, waaronder onder meer de adressering, aanhef, onderwerp beschrijving en afsluiting vallen, hetzelfde als bij de zakelijke variant van de klachtenbrief. Het lastige bij deze brief is niet om te zeggen valt u wilt maar om dat op een beleefde manier te brengen. Een voorbeeld helpt daar u niet bij, maar zorgt er wel voor dat u zich louter kunt focussen op de inhoud en de opmaak en opbouw van de brief gewoon kunt overnemen.

Wanneer u een voorbeeld van een klachtenbrief wilt gebruiken als basis voor uw eigen brief, dan kunt u dat hier gratis gebruiken. U kunt deze voorbeeld klachtenbrief vrij gebruiken, maar vergeet niet om alles goed aan te passen (adressen, e.d.).

Voorbeeld van een klachtenbrief situatie

Het kan zijn dat u in een situatie terecht bent gekomen waar u negatief op terugkijkt. Zo wilt u bijvoorbeeld bij een telecomwinkel een nieuw abonnement afsluiten, maar in plaats van een nieuw abonnement hebben zij uw abonnement opgezegd. Het duurde twee weken voordat alles weer in orde was. U bent zeer ontevreden en wilt dit ook laten weten aan de instantie. In dit geval kunt u een klachtenbrief schrijven. Het kan vaak heel lastig zijn om een klachtenbrief te schrijven omdat u boos en gefrustreerd bent. Probeer toch een zakelijke en objectieve klachtenbrief te schrijven in plaats van een kinderachtige brief waarin u de instantie alleen maar uitscheld. Blijf immer beleefd want met een extreem boze brief zal u minder teweeg brengen. Bedenk tevens dat de ontvanger van de brief vaak niet de boosdoener is.

In het telecom scenario heeft u twee weken zonder abonnement gezeten. Geef duidelijk de ernst van de gevolgen aan. U heeft dus twee weken niet kunnen bellen maar wel moeten betalen voor het abonnement. Ook schrijft u een klachtenbrief met een reden. U heeft bepaalde verwachtingen. Dit kan een vergoeding zijn voor de extra kosten die u heeft moeten maken. Grote kans dat een instantie u geeft waarom u vraagt om u weer tevreden te stellen. Geef dus duidelijk aan wat u als oplossing voor het probleem ziet. Daarna gaat u de brief afsluiten. Geef duidelijk aan wanneer u een reactie verwacht. Indien u bij geen gehoor verder stappen wilt ondernemen geeft u dit ook aan in de brief. Sluit verder op een beleefde manier af, denk hierbij aan ‘Hoogachtend’ of met ‘Hartelijke groeten’.

Klachtenbrief voorbeeld

Linda Westers

Kade 20

1417 XX Volendam

Telecom X

T.a.v. klantenservice

Dezem 60

1594 FR Groningen

Volendam, 9 juli 2014

Betreft: onterecht afsluiten van abonnement

Geachte mevrouw, heer,

Middels deze brief  wil in een klacht indienen. Zo heb ik onlangs in Groning bij een Telecom X winkel een nieuw abonnement afgesloten. Echter, het bleek dat in plaats van het aansluiten van een nieuw abonnement, mijn abonnement was opgezegd. Ik heb toen twee weken lang mijn telefoon niet kunnen gebruiken

U kunt begrijpen dat het uiterst vervelend was om twee weken lang niet bereikbaar te zijn. In verband met werk werd ik genoodzaakt een prepaid telefoon te kopen om weer bereikbaar te zijn. U kunt begrijpen dat dit onnodige kosten zijn. Tevens heb ik meerdere malen de klantenservice gebeld, maar zij konden mij niets bieden. Zo heb ik gevraagd om een leentoestel, maar dit bleek niet mogelijk te zijn. Pas na twee weken was het probleem verholpen. Ook moest ik die maand de gehele rekening betalen. Ook dit stuit mij tegen het borst aangezien ik die maand maar twee weken gebruik heb kunnen maken van mijn telefoon.

Graag zie ik een vergoeding voor de kosten die ik, niet door eigen toedoen, heb moeten maken. Tevens verwacht ik binnen twee weken een reactie met uw oplossing.

Hoogachtend,

P. Akkerman

Handtekening

U kunt ook eventuele bijlagen, die betrekking hebben op uw klacht, bijvoegen. In dit geval zou u een overzicht van de gemaakte kosten kunnen bijvoegen.