Engelse formele brieven zijn net iets anders dan Nederlandse brieven. De verschillen liggen onder andere in de structuur, tekstopbouw, adressering en vorm. Ook zijn er verschillen tussen Engels en Amerikaanse brieven. De verschillen tussen Amerikaanse en Engelse brieven zijn echter minimaal. Een voorbeeld van een verschil is de punt die in een Amerikaanse brief in de aanhef wordt gebruikt. In een Engelse brief wordt de punt niet gebruikt. In alle drie de soorten brieven zijn afkortingen ten strengste verboden.


Voorbeeld:

Henk de Boer
Maasstraat 43
3487LK Rotterdam
The Netherlands

13th October, 2012

Cleaning Production Company
87 White Road
London EC2
United Kingdom

Dear Sir/Madam,

I am writing you this letter because I have a complaint about a vacuum cleaner your company has sold me two weeks ago. I bought this product on the website of the company and I was really happy about it when I received it two weeks ago.

When I opened the box, there seemed nothing wrong with the product and I started using it instantly. As soon as I started cleaning, however, the cleaner showed some defaults. First, it was not working the way i wanted it to work. On the website the advertisements said the suction of the product was supposed to be phenomenal. This was not the case at all.

Second, the cleaner made scratches on the floor. I tried to fix it on the bottom of the product but there seems to be an iron rod on the bottom that damages my floor. I am not pleased with this situation.
Third, after I only used it three times the cleaning product stopped working. Every time I turn it on, it immediately switches off again. I have been very careful with the vacuum cleaner so this should not be happening so soon.

It would be much appreciated if you could return the money I paid for the product. I do not wish to receive a new product, as I am not pleased with your vacuum cleaner. A prompt reply would be appreciated.

I am looking forward to hearing from you soon.

Yours faithfully,

Henk de Boer
Henk de Boer


Aanhef van een Engelse brief

De aanhef van een Engelse brief verschilt niet zo gek veel van die van een Nederlandse, zakelijke, brief. In het Engels zijn er verschillende mogelijkheden voor de aanhef. Welke optie het beste gebruikt kan worden hangt over het algemeen af van de situatie. Hieronder enkele veelgebruikte aanheffen en wanneer ze gebruikt worden. Wanneer de ontvanger overigens over een titel als “Dr” beschikt dan kan deze titel geschreven worden in plaats van de aanduiding voor meneer of mevrouw.

“Dear Sir / Madam”. Dit is de meest standaard aanhef wanneer u de ontvanger van de brief niet kent en niet weet of uw brief door een man of vrouw gelezen zal worden. Het komt overeen met “Geacht Heer/Mevrouw” in het Nederlands. Een equivalent voor “Beste meneer/mevrouw” is er niet echt, de Engelsen zijn nu eenmaal wat formeler.
Wanneer u zeker weet dat de lezer en man is kunt u volstaan met “Dear Mr”, wanneer u ook de naam van de ontvanger kent schrift u de achternaam van de ontvanger voluit, bijvoorbeeld “Dear Mr Jones”.
Wanneer u daarentegen zeker weet dat de ontvanger een vrouw is dan gebruikt u “Dear Ms”, wanneer u niet weet of zij getrouwd is. Wederom kunt u dit volgen met een achternaam. “Dear Mrs” en “Dear Miss” kunnen respectievelijk gebruikt worden voor een getrouwde en een ongetrouwde vrouw, en zullen normaliter vergezeld worden van een achternaam aangezien u de persoon in kwestie persoonlijk kent.
Wanneer u de brief stuurt aan een Amerikaan volgt er na de aanspreektitel een punt.

Tot slot wordt de aanhef in een Engelse brief niet afgesloten met een komma zoals in het Nederlands. In plaats daarvan laat u hierna gewoon een regel vrij waarna u kunt beginnen met de inhoud van de brief.

Opening

Voor het schrijven van deze formele brief, is het handig om bepaalde standaard zinnen te gebruiken die altijd goed werken. Dit geldt vooral voor het begint van de brief en de afsluiting ervan. Voorbeelden van een goed begin zijn: “I am writing you this letter because..” en “I am writing you in connection to…”

Afsluiting van een Engelse brief

Afhankelijk van of u de persoon in kwestie kent gebruikt u een andere afsluitende groet. Net zoals wij in Nederland normaliter afsluiten met “Hoogachtend” of “Met vriendelijke groeten” kennen de Engelsen hiervoor hun equivalenten. De meest gebruikte afsluitende groeten zijn “Yours faithfully”, “Yours sincerely” en “Best wishes” of “Best regards”. Afhankelijk van hoe u de brief begonnen bent hebt u enkele keuzes voor de afsluiting van uw Engelse brief, hieronder een overzicht van de mogelijkheden.

Wanneer welke afsluiting?

- Wanneer u de persoon in kwestie níet kent dan gebruikt u altijd “Yours faithfully”.
- Wanneer u de ontvanger van de brief wel kent, maar het geen goede bekende is, gebruik dan “Yours sincerely”.
- Wanneer de ontvanger een persoonlijke bekende van u is dan kunt u “Best wishes” of “Best Regards” gebruiken.

Na de afsluitende groet volgen altijd enkele witregels waar u later uw handtekening kunt plaatsen. Hieronder plaatst u uw voluit geschreven voor- en achternaam. Wanneer u een vrouw bent dient u erbij te zetten of u een Mrs (gehuwd) of een Miss (ongehuwd) bent. Direct onder de naam schrijft u uw functie binnen uw bedrijf op, de bedrijfsnaam vermeldt u niet.

Wanneer u een brief in het Engels aan een Amerikaan stuurt dan kunt u na de afsluitende groet wel een komma gebruiken.

Overig

Afkortingen zoals I’d of wouldn’t worden niet gewaardeerd: deze woorden schrijft u altijd volledig uit.

Het onderwerp van de brief kan in de brief worden geplaatst. Dit wordt dan tussen de aanhef en de eerste zin van de brief geplaatst.

De plaats en dagtekening

Het is niet gebruikelijk om een plaatsnaam toe te voegen aan uw brief. Wel wordt aangeraden om een dagtekening te gebruiken. U kunt deze plaatsen boven de naam van de geadresseerde. Let erop dat u de naam van de maand met een hoofdletter schrijft.

Onderwerp

In het Engels wordt er geen speciale aanduiding gebruikt zoals “betreft”. Wanneer u het onderwerp van de brief wilt vermelden dan kan dat na de aanhef. Hiervoor hoeft u dus geen speciale aanduiding te gebruiken maar volstaat het als u gewoon uw onderwerp opschrijft, eventueel kunt u dit ook onderstrepen. Deze zin hoeft niet beëindigd te worden met een leesteken.

Ter attentie van

Dit is iets dat in Engelse brieven niet gebruikt wordt. In plaats van een vertaling van “ter attentie van”, vermeldt u de naam van de geadresseerd boven het adres van de ontvanger.