Hoewel er tegenwoordig veel informatie wordt uitgewisseld via internet, is de formele brief nog steeds een veel gebruikt communicatiemiddel. Vooral bij zakelijke relaties wordt de formele brief nog vaak gebruikt. Het is daarom dus belangrijk om te weten hoe deze brieven geschreven moeten worden.

Formele brief
Schrijft over een aantal jaar niemand meer een brief?

Formele brieven worden voor verschillende doeleinden gebruikt. U wilt bijvoorbeeld een formele brief schrijven omdat u ergens een klacht over wil indienen, een betalingsherinnering of factuur versturen, als u nieuwe klanten wilt werven voor uw eigen bedrijf of een officiële uitnodiging wilt versturen. De vorm van deze brieven is over het algemeen gelijk, al is de toon wel vaak anders.

Maar hoe schrijft u een formele brief? Het is belangrijk u te realiseren dat als u wilt dat de boodschap van uw brief goed overkomt, dat de brief helder en concreet verwoord moet worden. Dit doet u niet door meteen te beginnen met schrijven, maar alles goed voor te bereiden. Voordat u begint aan een formele brief is het belangrijk om te bedenken wat u met de brief wilt bereiken. Alle punten op een rijtje zetten, kan daarbij helpen. U kunt bijvoorbeeld bedenken wat de precieze klachten zijn en aan wie deze precies gericht zijn.

Als u nieuwe klanten wilt werven voor uw eigen onderneming, is het belangrijk dat u denkt vanuit de ontvanger. Wees duidelijk in uw brief: vertel waarom u de brief schrijft en op welke manier de ontvanger op de brief kan reageren. Ook als u iemand officieel wilt uitnodigen via een formele brief is het belangrijk om duidelijk te zijn. U hoort wederom te denken vanuit de ontvanger. Ook is het hierbij belangrijk om duidelijk te zijn over de datum waarop de gasten verwacht worden en het niet te lang te maken.

 

Voorbeeld van een Engelse formele brief

Wanneer u een formele brief in het Engels op wilt stellen dan treft u hier een voorbeeld. Niet alleen de taal is anders, ook de opzet van de formele brief in het Engels verschilt van die in onze eigen taal.

 

Verschillende punten zijn belangrijk bij het schrijven van een formele brief. Er moet op spelling worden gelet. Als er spelfouten in de tekst staan, wordt de brief vaak niet serieus genomen. Ook moet de aanhef kloppen: als u een man mevrouw noemt, is de geadresseerde daar ook niet blij mee. Ook moet er gelet worden op hoofdletters en hoort de aanhef overeen te komen met de afsluiting. U kunt bijvoorbeeld niet beginnen met “geachte” om te eindigen met “groetjes”.
Ook is het niet handig om van beleefdheidsvorm te wisselen. Het beste is dat u de geadresseerde continue met “u” aanspreekt, en niet met “je”.