Op deze pagina volgen enkele tips om een goede offerte op te stellen. Lees ook verder om meer te weten te komen over veelgemaakte fouten bij het maken van een offerte.

Tips om een offerte te maken

  1. Let op uw taalgebruik. Hoewel standaard zinnen makkelijk zijn om te gebruiken is het belangrijk om uw offerte een persoonlijke tint mee te geven. Mensen zijn emotionele wezens en of u de opdracht gegund krijgt hangt dus niet alléén van de prijs af maar ook van het gevoel dat potentiële klanten bij u/uw bedrijf hebben.
  2. Algemene Voorwaarden. De algemene voorwaarden van uw bedrijf zijn niet zonder meer van toepassing op uw offertes. Hiervoor moet u ze eerst “ter hand gesteld” hebben. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door ze op de achterkant van de offerte te printen.Ook kunt u de algemene voorwaarden van toepassing verklaren en uw potentiële klanten wijzen op de internetpagina waarop deze te vinden zijn, of een telefoonnummer/adres te vermelden waarlangs zij de algemene voorwaarden kunnen verkrijgen.
  3. Bijzondere Voorwaarden. Wanneer er voor uw werkzaamheden of de levering van uw producten bijzondere voorwaarden van toepassing zijn zoals een bijzondere leverings- of betalingstermijn, danwel een specifiek aanbetalingspercentage, en deze voorwaarden anders of niet genoemd zijn in de algemene voorwaarden, vermeldt deze dan expliciet.
  4. De afzender. Onderteken de brief altijd met uw naam en niet alleen met de naam van uw bedrijf. Zorg ook voor een echte handtekening (en niet een handtekening uit de computer). Zorg ervoor dat de klant een rechtstreeks nummer heeft voor vragen over de offerte. U houdt er zelf waarschijnlijk ook niet van om te moeten wachten, doorverbonden te worden, etc. Een rechtstreeks nummer bespaart tijd en irritatie bij uw potentiële klanten en draagt daarom bij aan het binnenhalen van de offerte.
  5. Specificeer uw offerte (maar niet teveel). Mensen willen graag weten waar ze voor betalen, laat hen dat dus zien en specificeer uw offerte. U hoeft echter niet alles te specificeren omdat men niet overal in geïnteresseerd is. Een voorbeeld verduidelijkt dit:

Stel dat u een schilder bent en een offerte uitbrengt voor het schilderen van een appartement. Hierbij kunt u niet alleen een totaalprijs geven. U kunt hierbij bijvoorbeeld de kosten van de verf en materiaalkosten specificeren, alsmede uw uren en arbeidsloon. De kosten van de verf en overige materiaalkosten kunt u ook weer specificeren. Hierdoor krijgt de klant meer inzicht en dus vertrouwen in de offerte. Van de kant van de opsteller getuigt het van kracht dat hij/zij een gespecificeerde offerte durft uit te brengen, het zegt van: “dit zijn mijn prijzen, die zijn goed en durf ik te geven”.

Stel echter dat u een drukker bent en een aanvraag heeft gekregen voor het maandelijks drukken van 10.000 flyers. Hierbij heeft het eigenlijk alleen zin om te specificeren wanneer u bijvoorbeeld een bepaalde staffelkorting hanteert of er bijzondere opties gekozen zijn die aan de kosten bijdragen (bijvoorbeeld speciale lak of een dubbelzijdige print). De klant zal echter niet geïnteresseerd zijn hoeveel de inkt kost, hoeveel het papier precies kost en hoeveel de afschrijving op uw machines bedraagt. Specificeer dus alleen wanneer uw klant ook daadwerkelijk geïnteresseerd is/kan zijn in de specificaties van uw offertes.

6. Spelling en Grammatica. Het is misschien een open deur maar correcte spelling en juist taalgebruik is erg belangrijk in uw offerte voor uw potentiële klanten. Het geeft een signaal af, dat u punctueel en netjes werkt. Controleer daarom uw offerte en begeleidende brief altijd op spelfouten en slecht lopende zinnen. Bij twijfelgevallen, gebruik Google, een woordenboek of uw collega’s om de juiste schrijfwijze te achterhalen.

De meest gemaakte fouten bij een offerte

Het is de bedoeling dat u bij het opstellen van een offerte een voorstel levert voor het sluiten van een overeenkomst tussen twee of meer partijen. Als zo’n offerte niet goed in elkaar steekt kan dit ernstige gevolgen hebben voor u of uw bedrijf. Hieronder zullen we de meest gemaakte fouten bespreken die voorkomen in een offerte. Voor een juist voorbeeld van een offerte kunt u elders op deze site terecht.

  1. Grammatica. Er is uiteraard geen enkel bedrijf dat in zee zal gaan met een bedrijf dat grammaticale fouten maakt in de geleverde offerte. Ook spelfouten worden uiteraard niet gewaardeerd. Een offerte met spel-, of grammaticafouten wordt bij veel bedrijven niet serieus genomen. En dat is uiteraard terecht. Zorg er dus altijd voor dat de zinsopbouw, de grammatica, de spelling, en de interpunctie altijd kloppen.
  2. Duidelijkheid. Een offerte moet duidelijk zijn. Niet te veel tekst, geen moeilijke lijnen, en vooral geen overbodige informatie. Zorg dat de offerte een overzichtelijke structuur heeft waarop zowel het adres van uw bedrijf als het adres van het bedrijf waar de offerte naartoe gestuurd zal worden duidelijk wordt neergezet. U denkt er misschien niet zo snel aan, maar zorg er ook voor dat het lettertype van een offerte niet te klein is. Dit is vaak erg onoverzichtelijk en dan wordt de offerte onnodig ingewikkeld. Bij de voorbeeld offerte op deze website kunt u zien hoe het wel moet!
  3. Correctheid. Als de grammatica klopt, de spelling in orde is, en de offerte er duidelijk uitziet, dan is het nog heel erg belangrijk dat er enkel juiste informatie wordt gegeven in de offerte. Zorg er dus voor dat alle informatie die u in de offerte verstrekt correct is. Zorg dat de datum klopt, zorg dat het offertenummer klopt, zorg dat het bedrag klopt, en zorg vooral dat er een juiste beschrijving wordt gegeven. Ook in de voorbeeld offerte kunt u zien wat we precies bedoelen met correctheid van informatie.

Als u de bovengenoemde punten allemaal heeft bekeken en uw offerte voldoet aan deze eisen dan kan het bijna niet meer mis gaan. Waar u dan alleen nog voor moet zorgen is een juiste verzending van de offerte. Kiest u er voor om de offerte per post te versturen, zorg dan dat het adres op de envelop klopt. Hierbij is het ook belangrijk dat de juiste naam op de envelop wordt geschreven zodat de offerte meteen bij de juiste persoon in handen komt. Als u er voor kiest om de offerte via een email te versturen dan kunt u dit het beste als een PDF-bijlage doen. Een PDF bestand kan op iedere computer, tablet en telefoon worden geopend.