Voorbeeld Factuur in Word, Excel en voor ZZP

U runt al jaren uw eigen bedrijf, maar de technologische ontwikkelingen van de laatste jaren zijn moeilijk bij te benen. Hierdoor veranderd er steeds meer in uw administratie. U kunt iemand inhuren om uw facturatie te regelen, maar u kunt de dit ook makkelijk zelf doen aan de hand van Word factuurvoorbeelden. Word is een tekstverwerkingsprogramma waar u hoogstwaarschijnlijk wel bekend mee bent. Word is namelijk een van de meestgebruikte programma’s onder de MKB’ers. De voornaamste reden hiervoor is dat Word simpel en overzichtelijk in gebruik is. Het is dus niet meer dan logisch dat u uw factuur in Word wilt maken. Dankzij het gebruik van verschillende sjablonen hoeft uw administratie niet moeilijk en tijdrovend meer te zijn.

Algemene Opmerkingen

Hoe ziet een factuur er precies uit? Er zijn uiteraard verschillende manieren voor het opstellen van een factuur. In dit voorbeeld factuur hanteren we de meest gangbare factuur. Een factuur begint gewoonlijk rechts bovenin het A4’tje. Hier wordt uw bedrijfsnaam, het adres en woonplaats vermeld. Het is gebruikelijk om daar onder een witregel toe te voegen om vervolgens het nummer van de Kamer van Koophandel, de btw, en uw banknummer te noteren. De factuur gaat verder aan de linkerzijde van het papier, enkele enters onder de laatste tekst die u rechts heeft ingevoegd. Links begint u met de gegevens van uw klant of patiënt waarvoor de factuur bestemd is. U vermeldt hier eerst de naam en vervolgens het adres en woonplaats en eventueel het telefoonnummer. Daarna is het gebruikelijk om na een paar enters de ‘titel’ van de factuur te vermelden. Bijvoorbeeld: Factuur 2014 nummer 1. Het staat dan vaak mooi om deze titel in een groter lettertype te typen. Daar rechts van komt dan vervolgens in kleinere letters de factuurdatum en, niet te vergeten, de vervaldatum. Vervolgens komt het belangrijkste gedeelte van de factuur; een tabel waarin u overzichtelijk beschrijft waarvoor kosten in rekening worden gebracht. In deze tabel moet de volgende informatie staan: het aantal uren waarvoor u kosten in rekening brengt, een omschrijving van de activiteit waarvoor u kosten in rekening brengt, het bedrag per uur, het totaalbedrag voor het aantal uur, en de btw. Vervolgens moet u uitkomen op een subtotaal waarover nog de btw wordt berekend zodat u het totaal bedrag inclusief btw kunt geven.  Het is zeer belangrijk dat dit op een logische volgorde in het tabel wordt gezet met waar nodig dik gedrukt of cursief getypte woorden. Zorg er overigens ook voor dat het lettertype dat u gebruikt niet te klein is. Vervolgens is het dan de bedoeling dat u onder aan de pagina in een korte tekst beschrijft wat u van uw klant of patiënt verwacht. Zorg dat u hier precies in zet wat, wanneer, en hoe een bedrag betaald moet worden. Het is ook netjes om hier te vermelden dat als uw patiënt of klant vragen heeft, hij of zij altijd contact kan opnemen. Vandaar dat het belangrijk is dat uw eigen gegevens boven aan het factuur ook kloppen. Dit is uiteraard slechts een voorbeeld factuur. Er bestaan natuurlijk ook nog andere modellen van een voorbeeld factuur.

Waarom Word?

Omdat Word een simpel programma is! Zoals ik al aangaf is Word een van de meestgebruikte tekstverwerkingsprogramma’s omdat het zo overzichtelijk is. Op de pagina over Excel beschreven wij een aantal redenen voor het gebruik van excel boven het gebruik van Word. Echter, de complexiteit van sommige programma’s zijn niet voor iedereen weggelegd, vandaar dat wij ook een aantal Word factuurvoorbeelden aanbieden. Zo is er voor ieder wat wils en kan iedereen snel en simpel een factuur opstellen. Wat naast het simplistische gebruik van Word ook een groot voordeel is, is dat u de lay-out gemakkelijk naar uw hand kunt zetten. Zo krijgt uw factuur een persoonlijke tint.

Hier vindt u twee sjablonen voor het maken van een factuur in Word:

Factuurvoorbeeld 1

Factuurvoorbeeld 2

Wanneer u op de hyperlink klikt wordt het Word factuur voorbeeld direct gedownload op uw PC. Als u de download opent, komt u direct in Word terecht en ziet u de sjabloon verschijnen. U kunt de slabloon gemakkelijk aanpassen en er een eigen draai aan geven, of u laat de sjabloon zoals hij is en vult enkel de lege velden. Het zijn overzichtelijke voorbeelden, u hoeft enkel de gegevens aan te passen en de lege velden in te vullen. Vergeet vooral niet het KVK-nummer en het BTW-nummer, dit zijn een van de belangrijkste aspecten van een factuur.

U hoeft zich nu dus niet langer zorgen te maken over uw facturatie, gebruik een Word factuur voorbeeld en u heeft uw factuur in no time opgesteld en kunt u zich op de voornaamste taken van uw bedrijf richten.

Voorbeeld Factuur Excel

Het is erg handig om uw factuur in Excel te maken. Excel is een tekstverwerkingsprogramma waarin u gemakkelijk berekeningen, tabellen of grafieken kunt maken. Daarnaast bevat Excel voorgeprogrammeerde formats om facturen te maken. Het nadeel hiervan is dat deze erg algemeen zijn en vaak niet aan alle verplichte eisen voldoen. Hier vindt u een paar handige Excel factuur voorbeelden die u kunt gebruiken als opzet voor het maken van uw factuur.

Er zijn verschillende soorten facturen, zo heeft u productfacturen, creditfacturen, of urenfacturen.
Klik op de hyperlink om het voorbeeld factuur Excel te openen en te downloaden.

Productfactuur

Hier vindt u een Excel factuur voorbeeld van een productfactuur. Een productfactuur is een factuur waarop u een overzicht van de geleverde diensten of producten factureert, deze factuur is dan ook goed bruikbaar voor bijvoorbeeld winkels of webshops.

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AgHyHRcDQHOwdDRYMTVCT19tZkFLajJsTnI4SjRwVnc&hl=en

Urenfactuur

Een urenfactuur is een factuur dat u naar bijvoorbeeld een opdrachtgever kunt sturen voor het aantal uren dat u diensten heeft geleverd.

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AgHyHRcDQHOwdDBXR0w1S09MOXFWdlhyR3V3eWpyZHc&hl=en

Creditfactuur

Het komt natuurlijk wel eens voor dat u iemand verkeerd factureert of dat de betaling al is voldaan voor het versturen van een factuur. Een creditfactuur verstuurd u wanneer u een factuurbedrag wilt verlagen of kwijtschelden van een reeds betaalde of verstuurde factuur. Deze factuur stuurt u dus enkel wanneer u de klant nog geld verschuldigd bent.

http://spreadsheets.google.com/ccc?key=0AgHyHRcDQHOwdHc0Nml4ZU9xOERCcjBwTmZ1dTQ1RXc&hl=en

Uitleg

Bovenstaande zijn een aantal Excel factuurvoorbeelden die u gemakkelijk kunt toepassen. Wanneer u het bestand open ziet u gelijk al het juiste format voor zich. U kunt het bestand downloaden als Excelbestand om uw eigen gegevens in te voeren en eventueel de lay-out te wijzigen.

Excel of Word

Word is een handig en overzichtelijk tekstverwerkingsprogramma waar u waarschijnlijk goed mee overweg kunt door het vele gebruik. Word is tenslotte het meest gebruikte tekstverwerkingsprogramma. Toch heeft Excel een aantal voordelen in gebruik boven Word. Excel kan namelijk gemakkelijk de bedragen voor u berekenen aan de hand van simpele formules, die vaak in de sjablonen al zijn ingeprogrammeerd. Ook kunt u snel de adresgegevens inladen met een druk op de knop. Bij word dient u deze berekeningen en adresgegevens allemaal zelf in te vullen. Excel is dus een programma dat efficienter in gebruik is, maar vereist wel iets meer ervaring. Er zijn echter veel websites of boekjes die u hierbij kunnen helpen, want wanneer u dit eenmaal onder de knie heeft is het maken van facturen of offertes een kleine moeite

Voorbeeld Factuur ZZP

Wat is een ZZP’er?

ZZP staat voor Zelfstandig Zonder Personeel. Een ZZP’er levert vaak goederen of diensten, hiervoor mag hij/zij de klanten factureren. Als ZZP’er is het verplicht je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel.

De voornaamste kenmerken van een ZZP’er zijn dat ze geen personeel in dienst hebben. Een ZZP’er wordt vaak betaald per opdracht en heeft meerdere opdrachtgevers. Ook draagt de ZZP’er eigen verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden die hij/zij uitvoert.

Als ZZP’er zorg je dus ook voor de eigen administratie. Hierbij is het factureren van de opdrachtgevers een van de voornaamste taken. Toch zien veel beginnende ZZP’ers dit als een lastig en vervelend klusje. Op zich vreemd, aangezien deze facturen ervoor zorgen dat er geld binnenkomt. Hier draait het uiteindelijk wel om natuurlijk! Om dit in goede banen te leiden en om er zo min mogelijk tijd in te steken bieden wij een aantal handige voorbeeld facturen aan in zowel Word als Excel. Kies het programma dat het beste bij u past en u heeft uw facturatie zo geregeld!

Voorbeeld factuur ZZP’er Word

Voorbeeld factuur ZZP’er Excel

Betalingstermijn

U hoopt natuurlijk dat de facturen zo snel mogelijk betaald worden en dat u niet lang hoeft te wachten op uw geld. Toch moet u de betaler wel enige ruimte geven door middel van een bepaalde betalingstermijn. In Nederland ligt deze termijn meestal rond de 30 dagen. Het is belangrijk dat u duidelijk op de factuur vermeld wat de gevolgen zijn als de betaling niet binnen deze termijn rond is. Anders zal het weinig indruk maken op de betaler. U moet dus duidelijke afspraken maken! Wanneer u na deze termijn het geld nog niet binnen heeft hoeft u zich niet direct zorgen te maken, wacht nog een aantal dagen, het kan bijvoorbeeld aan de verschillende banken liggen dat het enkele dagen duurt voordat het geld op uw rekening staat. Als het geld een week na de afgesproken termijn nog niet op uw rekening staat kunt u een vriendelijke betalingsherinnering naar de klant sturen. Mocht de betaling na een geruime tijd nog steeds uitblijven stuurt u een tweede herinnering en kunt u bijvoorbeeld extra kosten in rekening brengen. Mocht ook dit geen effect hebben dan stuurt u een ingebrekestelling.

Laten we van bovenstaand scenario voorlopig nog maar even niet uit gaan. Begin eerst maar eens met het maken van een factuur aan de hand van bovenstaande factuur voorbeelden. U kunt kiezen voor Word of Excel, gebruik wat u het prettigst vindt en het maken van de factuur hoeft niet langer een vervelend en tijdrovend klusje te zijn.

Leave a Reply