Voorbeeld factuur in Word, Excel en voor zzp

U runt al jaren uw eigen bedrijf, maar de razendsnelle technologische ontwikkelingen zijn moeilijk bij te benen. Hierdoor verandert er steeds meer in uw administratie. U kunt iemand inhuren om uw facturatie te regelen, maar u kunt dit ook makkelijk zelf doen aan de hand van Word-factuurvoorbeelden. Word is een tekstverwerkingsprogramma waar u hoogstwaarschijnlijk wel bekend mee bent, zeker aangezien het een van de meestgebruikte programma’s onder mkb’ers is. De voornaamste reden hiervoor is dat Word simpel en overzichtelijk in gebruik is. Het is dus niet meer dan logisch dat u uw factuur in Word wilt maken. Dankzij de mogelijkheid om verschillende sjablonen te gebruiken hoeft uw administratie niet moeilijk en tijdrovend meer te zijn.

Opbouw van een factuur

Hoe ziet een factuur er precies uit? Er zijn uiteraard verschillende manieren voor het opstellen van een factuur. In dit voorbeeld hanteren we de meest gangbare structuur van een factuur. Een factuur begint gewoonlijk rechts bovenin het A4’tje. Hier wordt uw bedrijfsnaam, het adres en woonplaats vermeld. Het is gebruikelijk om daar onder een witregel toe te voegen om vervolgens het nummer van de Kamer van Koophandel, het btw- en uw banknummer te noteren.

De factuur gaat verder aan de linkerzijde van het papier, enkele enters onder de laatste tekst die u rechts heeft ingevoegd. Links begint u met de gegevens van de klant of patiënt waarvoor de factuur bestemd is. U vermeldt hier eerst de naam en vervolgens het adres, woonplaats en eventueel het telefoonnummer.

Daarna is het gebruikelijk om na een paar enters de titel van de factuur te vermelden. Bijvoorbeeld: ‘Factuur 2014 nummer 1’. Het staat dan vaak mooi om deze titel in een groter lettertype te tikken. Rechts daarvan komt dan vervolgens in kleinere letters de factuurdatum en, niet te vergeten, de vervaldatum.

Vervolgens komt het belangrijkste gedeelte van de factuur; een tabel waarin u overzichtelijk beschrijft waarvoor kosten in rekening worden gebracht. In deze tabel moet de volgende informatie staan: het aantal uren waarvoor u kosten in rekening brengt, een omschrijving van de activiteit waarvoor u kosten in rekening brengt, het bedrag per uur, het totaalbedrag voor het aantal uur, en de btw. Vervolgens moet u uitkomen op een subtotaal waarover nog de btw wordt berekend zodat u het totaalbedrag inclusief btw kunt geven.  Het is zeer belangrijk dat dit in een logische volgorde in de tabel wordt gezet met waar nodig dik gedrukt of gecursiveerde woorden. Zorg er overigens ook voor dat het lettertype dat u gebruikt niet te klein is.

Vervolgens is het de bedoeling dat u onder aan de pagina in een korte tekst beschrijft wat u van uw klant of patiënt verwacht. Zorg dat u hier precies in zet wat, wanneer en hoe een bedrag betaald moet worden. Het is ook netjes om hier te vermelden dat als uw klant of patiënt vragen heeft, hij of zij altijd contact kan opnemen. Vandaar dat het belangrijk is dat uw eigen gegevens boven aan het factuur ook kloppen. Dit is uiteraard slechts een voorbeeld factuur. Er bestaan natuurlijk ook nog andere modellen van een voorbeeldfactuur.

Factuur maken in Word

Veel zzp’ers en mkb’ers maken hun facturen in Word, omdat het een eenvoudig te gebruiken programma is. Dat het een van de meestgebruikte tekstverwerkingsprogramma’s is, komt onder meer doordat het zo overzichtelijk is. Wie handig is met Excel, kiest er wellicht voor om dit programma te gebruiken voor het opstellen van een factuur. Echter, door de complexiteit zijn dergelijke programma’s niet voor iedereen weggelegd, vandaar dat wij ook een aantal Word-factuurvoorbeelden aanbieden. Zo is er voor ieder wat wils en kan iedereen snel en simpel een factuur opstellen. Wat naast het eenvoudige gebruik van Word ook een groot voordeel is, is dat u de lay-out gemakkelijk naar uw hand kunt zetten. Zo krijgt uw factuur een persoonlijke tint.

Hier vindt u twee sjablonen voor het maken van een factuur in Word:

Factuurvoorbeeld 1

Factuurvoorbeeld 2

Wanneer u op de hyperlink klikt wordt het voorbeeld voor een factuur in Word direct gedownload op uw pc. Als u de download opent, komt u direct in Word terecht en ziet u de sjabloon verschijnen. U kunt de sjabloon gemakkelijk aanpassen en er een eigen draai aan geven, of u laat de sjabloon zoals deze is en vult enkel de lege velden aan. Het zijn overzichtelijke voorbeelden. U hoeft enkel de gegevens aan te passen en de lege velden in te vullen. Vergeet vooral niet het KvK-nummer en het btw-nummer, dit zijn twee van de belangrijkste aspecten van een factuur.

U hoeft zich nu dus niet langer zorgen te maken over uw facturatie, gebruik een Word factuur voorbeeld en u heeft uw factuur in no time opgesteld en kunt u zich op de voornaamste taken van uw bedrijf richten.

Factuur maken in Excel

Het is erg handig om uw factuur in Excel te maken. Excel is een tekstverwerkingsprogramma waarin u gemakkelijk berekeningen, tabellen of grafieken kunt maken. Daarnaast bevat Excel voorgeprogrammeerde formats om facturen te maken. Het nadeel hiervan is dat deze erg algemeen zijn en vaak niet aan alle verplichte eisen voldoen.

Hier vindt u een paar handige factuurvoorbeelden in Excel, die u kunt gebruiken als opzet voor het maken van uw factuur. Er zijn verschillende soorten facturen, zoals productfacturen, creditfacturen, of urenfacturen. Klik op de hyperlinks hieronder om het voorbeeld van de factuur in Excel te openen en te downloaden. Wanneer u het bestand opent ziet u gelijk al het juiste format voor zich. U kunt het bestand downloaden als Excel-bestand om uw eigen gegevens in te voeren en eventueel de lay-out te wijzigen.

Productfactuur

Een productfactuur is een factuur waarop u de geleverde diensten of producten factureert en dit overzichtelijk presenteert. Deze factuur is dan ook goed bruikbaar voor bijvoorbeeld winkels of webshops. Bekijk het voorbeeld van een productfactuur in Excel.

Urenfactuur

Een urenfactuur is een factuur die u naar bijvoorbeeld een opdrachtgever kunt sturen voor het aantal uren dat u diensten heeft geleverd. Bekijk het voorbeeld van een urenfactuur in Excel.

Creditfactuur

Het komt natuurlijk wel eens voor dat u iemand verkeerd factureert of dat de betaling al is voldaan voordat u toekomt aan het versturen van een factuur. Een creditfactuur verstuurt u wanneer u een factuurbedrag wilt verlagen of kwijtschelden van een reeds betaalde of verstuurde factuur. Deze factuur stuurt u dus enkel wanneer u de klant nog geld verschuldigd bent. Bekijk het voorbeeld van een creditfactuur in Excel.

Excel of Word

Word is een handig en overzichtelijk tekstverwerkingsprogramma waar u door het vele gebruik waarschijnlijk goed mee overweg kunt. Word is immers het meestgebruikte tekstverwerkingsprogramma. Toch heeft het gebruik van Excel een aantal voordelen boven Word. Excel kan namelijk gemakkelijk de bedragen voor u berekenen aan de hand van simpele formules, die vaak in de sjablonen al zijn geprogrammeerd. Ook kunt u snel de adresgegevens inladen met een druk op de knop. Bij Word dient u deze berekeningen en adresgegevens helemaal zelf in te vullen. Excel is dus een programma dat efficiënter in gebruik is, maar vereist wel iets meer ervaring. Er zijn echter veel websites of boekjes die u hierbij kunnen helpen. Wanneer u dit eenmaal onder de knie heeft is het maken van facturen of offertes een kleine moeite.

Factuur voor zzp

Zzp staat voor zelfstandig zonder personeel. Een zzp’er levert vaak goederen of diensten en uiteraard mag hij/zij de klanten hiervoor factureren. Als zzp’er is het verplicht je in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. De voornaamste kenmerken van een zzp’er zijn dat ze geen personeel in dienst hebben. Een zzp’er wordt vaak betaald per opdracht en heeft meerdere opdrachtgevers. Ook draagt de zzp’er eigen verantwoordelijkheid voor de werkzaamheden die hij/zij uitvoert.

Als zzp’er zorg je dus ook voor de eigen administratie. Hierbij is het factureren van de opdrachtgevers een van de voornaamste taken. Toch zien veel beginnende zzp’ers dit als een lastig en vervelend klusje. Op zich vreemd, aangezien deze facturen er juist voor zorgen dat er geld binnenkomt. Laten we wel wezen, hier draait het uiteindelijk natuurlijk wel om! Om dit in goede banen te leiden en om er zo min mogelijk tijd in te steken bieden wij hieronder een voorbeeld voor een factuur in Word en Excel specifiek voor zzp’ers. Kies het programma dat het beste bij u past en u heeft uw facturatie zo geregeld!

Voorbeeld factuur ZZP’er Word

Voorbeeld factuur ZZP’er Excel

Betalingstermijn

U hoopt natuurlijk dat de facturen zo snel mogelijk betaald worden en dat u niet lang hoeft te wachten op uw geld. Toch moet u de betaler wel enige ruimte geven door middel van een bepaalde betalingstermijn. In Nederland ligt deze termijn meestal rond de dertig dagen. Het is belangrijk dat u duidelijk op de factuur vermeldt wat de gevolgen zijn als de betaling niet binnen deze termijn rond is. Anders zal het weinig indruk maken op de betaler. U moet dus duidelijke afspraken maken!

Wanneer u na deze termijn het geld nog niet binnen heeft hoeft u zich niet direct zorgen te maken. Wacht nog een aantal dagen, het kan bijvoorbeeld zo zijn dat het enkele dagen duurt voordat het geld op uw rekening staat doordat de transactie tussen verschillende banken plaatsvindt. Als het geld een week na de afgesproken termijn nog niet op uw rekening staat kunt u een vriendelijke betalingsherinnering naar de klant sturen. Mocht de betaling na een geruime tijd nog steeds uitblijven stuurt u een tweede herinnering en kunt u bijvoorbeeld extra kosten in rekening brengen. Mocht ook dit geen effect hebben dan stuurt u een aanmaning.

Laten we van bovenstaand scenario voorlopig nog maar even niet uit gaan. Begin eerst maar eens met het maken van een factuur aan de hand van bovenstaande factuurvoorbeelden. U kunt kiezen voor Word of Excel, gebruik wat u het prettigst vindt en het maken van de factuur hoeft niet langer een vervelend en tijdrovend klusje te zijn.

Leave a Reply